Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le portail HRTools est Planifast (ci-après « Planifast »), joignable à l'adresse contact@planifast.com.

Les données des employés sont traitées pour le compte de l'entreprise cliente (l'employeur), qui agit en qualité de responsable de traitement final. Planifast intervient en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du portail, les données suivantes sont collectées :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email professionnelle
• Données professionnelles : poste, équipe, rôle dans l'organisation, date d'embauche
• Données RH : demandes de congés et absences, soldes de congés, motifs d'absence
• Données de connexion : date et heure de connexion, adresse IP, type de navigateur
• Préférences : langue d'interface

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées aux fins suivantes :

• Gestion des demandes de congés et d'absences
• Planification et organisation des équipes
• Génération de rapports RH à destination de l'employeur
• Envoi de notifications par email relatives aux demandes
• Sécurisation et authentification des accès
• Amélioration du service et support technique

4. Base légale

Le traitement de vos données repose sur :

• L'exécution du contrat de travail (gestion des congés)
• L'intérêt légitime de l'employeur (organisation, planification)
• Le respect des obligations légales (droit du travail luxembourgeois)

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux personnes suivantes, dans la limite de leurs attributions :

• L'employé lui-même, pour ses propres données
• Les responsables d'équipe, pour les données de leurs collaborateurs
• Les administrateurs RH de l'organisation cliente
• Les équipes techniques de Planifast, dans le cadre du support et de la maintenance

Les données ne sont jamais vendues à des tiers ni utilisées à des fins publicitaires.

6. Hébergement et transferts

Les données sont hébergées sur les infrastructures de Supabase(serveurs AWS situés dans l'Union européenne) et de Vercel(infrastructure cloud). Ces prestataires respectent le RGPD et font l'objet de contrats de sous-traitance conformes.

7. Durée de conservation

• Données de compte actif : durée de la relation contractuelle
• Données RH (historique congés) : 5 ans après la fin du contrat de travail
• Journaux de connexion : 12 mois

À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression dans les cas prévus par la loi
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits, contactez votre administrateur RH ou directement Planifast à contact@planifast.com.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) au Luxembourg.

9. Cookies

Le portail utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au bon fonctionnement du service (authentification, préférences de langue, contexte client). Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé.

10. Contact

Pour toute question relative à cette politique : contact@planifast.com